Beitrag 01
Requirements Engineering
User Stories, Akzeptanzkriterien, fachliche Klärung und Strukturierung von Anforderungen.
Projekt · Fachapplikation · Öffentliche Verwaltung
01Projektdetail
CivitasFlow
Digitales Fachsystem für Baubewilligungen
Im EinsatzProduct OwnershipRequirementsSystemlogik
Eine webbasierte Plattform zur Vernetzung fachlicher Prüfungen, Zuständigkeiten und Arbeitsstände im Baubewilligungsverfahren. Der Fokus liegt nicht auf Technologie als Selbstzweck, sondern auf der Modellierung organisatorischer Wirklichkeit.
Zur ProjektübersichtStatusIm Einsatz
DomäneVerwaltung · Baubewilligung
RollePO-nah · Requirements · QS
MethodikScrum · User Stories · MVP
SystemtypFachapplikation
ArtefakteArchitektur · Prozess · Matrix
DarstellungAbstrahiert
VertraulichkeitKeine internen Daten
Hinweis zur Darstellung: CivitasFlow wird als abstrahierte Portfolio-Fallstudie geführt. Interne Bezeichnungen, reale Daten und vertrauliche Abläufe werden nicht dargestellt.
01Überblick
Abstract
CivitasFlow modelliert ein digitales Fachsystem für verwaltungsnahe Baubewilligungsverfahren. Im Zentrum steht die Übersetzung fachlicher Zuständigkeiten, Prüfbereiche und Prozessstände in eine nachvollziehbare Systemstruktur. Die Fallstudie zeigt, wie Product Ownership, Requirements Engineering und Systemdenken zusammenwirken, wenn digitale Verwaltung nicht nur automatisiert, sondern fachlich modelliert wird.
ABB. 01 · SystemarchitekturFigurePlate · Diagramm
02Projektkontext
Verwaltungslogik als Systemaufgabe
In der öffentlichen Verwaltung sind Bewilligungsverfahren für Bauvorhaben komplex und interdisziplinär. Ein einziges Gesuch kann gleichzeitig Prüfungen aus mehreren Fachbereichen auslösen und unterschiedliche Rollen, Fristen, Dokumente und Zuständigkeiten berühren.
Die Herausforderung liegt nicht nur in der digitalen Erfassung eines Gesuchs, sondern in der Abbildung paralleler fachlicher Prüfungen, Zuständigkeiten, Bearbeitungsstände und Dokumentlogiken. Digitale Prozesse werden deshalb erst dann belastbar, wenn die organisatorische Wirklichkeit präzise modelliert wird.
03Ausgangslage
Strukturfrage statt reines Digitalisierungsproblem
Die Ausgangslage wird nicht als allgemeines Digitalisierungsproblem beschrieben, sondern als konkrete Strukturfrage: Welche Informationen, Rollen, Prüfbereiche und Prozessstände müssen sichtbar werden, damit eine Fachapplikation die Verwaltungspraxis trägt?
01
Medienbrüche
Informationen liegen in unterschiedlichen Kanälen, Ablagen oder Bearbeitungsständen vor.
02
Zuständigkeiten
Fachstellen benötigen klare Rollen, Sichtbarkeiten und Verantwortlichkeiten.
03
Prozesssicht
Gesuche durchlaufen mehrere Prüflogiken, die parallel oder sequenziell wirken können.
04
Dokumente
Vorlagen, Stellungnahmen und Prüfberichte müssen nachvollziehbar erzeugt und zugeordnet werden.
05
Steuerung
Pendenzen, Fristen und Status müssen für unterschiedliche Rollen lesbar sein.
04Beitrag und Rolle
Übersetzung fachlicher Anforderungen in prüfbare Systemlogik
Der Beitrag lag in der Verbindung fachlicher Anforderungen mit einer nachvollziehbaren digitalen Struktur. Die Rolle wird nicht als Selbstbeschreibung inszeniert, sondern über konkrete Arbeitsfelder sichtbar gemacht.
Beitrag 02
Testing und Qualitätssicherung
Prüfung von Systemabläufen, Fehleranalyse und Koordination mit der technischen Umsetzung.
Beitrag 03
Support und Fachkoordination
Anwendungssupport, Rückmeldungen aus dem Betrieb und Vermittlung zwischen Fachbereichen.
Beitrag 04
Releasebegleitung
Einordnung von Änderungen, Prüfung fachlicher Auswirkungen und Begleitung iterativer Verbesserungen.
05Systemlogik
Vier Ebenen der Systemmodellierung
Die Systemlogik verbindet fachliche Wirklichkeit und digitale Struktur. Entscheidend ist nicht nur, welche Funktionen das System besitzt, sondern wie Organisation, Daten, Schnittstellen und Oberfläche zusammenwirken.
01
Organisation
Fachstellen, Rollen, Zuständigkeiten, Rechte und operative Verantwortung.
02
Daten
Baugesuche, Prüfbereiche, Status, Fristen, Pendenzen und Dokumentbezüge.
03
Schnittstellen
Eingaben, Geodaten, Finanzlogik, Dokumente und externe Umsysteme.
04
Oberfläche
Fallansichten, Fachreiter, Dashboards, Such- und Filterlogiken.
06Rollen und Berechtigungen
Berechtigungen als Governance-Ebene
Die Rollenmatrix zeigt, dass digitale Fachsysteme nicht nur Funktionsumfang, sondern auch Zugriff, Verantwortung und operative Steuerung modellieren müssen.
| Berechtigung | Systemadmin | Superuser | Projektleitung | Nutzende | Sekretariat | Leserecht |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Fälle sehen | ● | ● | ●alle Fälle | ◐eigene | ● | ●nur lesen |
| Fälle bearbeiten | ● | ● | ● | ◐eigene | ● | – |
| Pendenzen verwalten | ● | ● | ◐ | ◐ | ◐ | – |
| Prüfthemen zuweisen | ● | ● | – | – | – | – |
| Dokumente und Vorlagen | ● | ● | ◐ | ◐ | ● | – |
| Systemeinstellungen | ● | – | – | – | – | – |
| Reporting | ● | ● | ● | – | – | – |
● Vollzugriff◐ Eingeschränkt– Kein Zugriff
07Prozessablauf
ABB. 02 · Prozessablauf BaugesuchFigurePlate · Prozess
08Schnittstellen und Umsysteme
Einbettung in technische und organisatorische Umgebung
Schnittstellen werden als organisatorisch-technische Einbettung gezeigt, nicht als reiner Netzwerkplan.
Eingabeplattform
Übernahme strukturierter Gesuchs- und Kontaktdaten aus vorgelagerten Eingaben.
Geodaten / Kartenlayer
Räumliche Informationen und Layerlogik für Lagebezug, Suche und fachliche Einordnung.
Dokumente / Vorlagen
Erstellung von Stellungnahmen, Prüfberichten und wiederkehrenden Dokumentstrukturen.
Finanz- und Rechnungslogik
Übergang von fachlichem Abschluss in abrechnungsrelevante Folgeprozesse.
Kontakt- und Rollenregister
Zuordnung von Personen, Rollen, Fachstellen und Berechtigungen.
09Relevanz
Digitale Prozesse entstehen aus modellierter Verantwortung
CivitasFlow zeigt, wie Product Ownership, Requirements Engineering und Informationsarchitektur zusammenwirken, wenn ein digitales System reale Verwaltungslogik tragen soll.
Kernsatz: Digitale Prozesse entstehen nicht aus Technologie allein, sondern aus der präzisen Modellierung von Zuständigkeiten, Datenflüssen und fachlicher Verantwortung.
10Verbindungen
Arbeitsfelder
- Verwaltungsdigitalisierung
- Product Ownership
- Requirements Engineering
- Daten- und Prozessmodellierung
Prinzipien
- Struktur vor Werkzeug
- Beleg vor Behauptung
- System vor Oberfläche
- Verantwortung vor Automatisierung
Verwandte Inhalte
Systeme verständlich machen, bevor sie umgesetzt werden.
Für Gespräche zu Product Ownership, Informationsarchitektur, Verwaltungsdigitalisierung oder KI-gestützten Systemen.